강동구, 업무 효율화 위한‘업무 SOS 쇼츠’영상 제작

‘쇼츠로 쉽게 업무 배운다’

[금요저널] 강동구가 전국 최초로 전 직원의 업무 적응을 돕기 위해 업무 매뉴얼을 간단한 유튜브 ‘쇼츠’ 영상으로 제작해 운영한다.

앞서 구는 올해 상반기 구청장과 신규 직원들과의 대화의 장을 통해 신규 직원들이 겪는 업무에 대한 고민과 어려움을 듣고 이에 대한 해결 방안으로 업무 매뉴얼 제작을 모색했다.

기존의 업무 매뉴얼은 어려운 용어와 많은 분량으로 인해 직원들이 단기간에 핵심내용을 파악하기 어려웠다.

특히 신규 공무원들은 업무의 흐름을 파악하기 어려워 무엇을 질문해야 할지 모르거나, 선배 공무원들에게 질문을 해도 명쾌한 답변을 받지 못해 혼자 고민하는 경우가 많았다.

이로 인해 업무 시행착오를 겪거나 업무가 지연되는 등 업무 적응에 어려움을 겪었다.

이에 강동구는 직원들에게 업무 내용 및 처리 노하우 등을 더욱 알기 쉽게 전달하고자 지난 9월 5일부터 10월 6일까지 한 달간 전 직원을 대상으로 ‘지식영상 쇼츠’ 공모를 실시하고 직원들의 적극적인 참여에 힘입어 총 75개의 ‘쇼츠’ 영상을 제작했다.

이는 요즘 MZ 세대들의 경우 종이 문서보다는 영상 정보에 친숙하다는 시대 흐름을 반영한 것으로 구는 짧고 집중하기 쉬운 유튜브 ‘쇼츠’ 형태의 업무 매뉴얼을 통해 직원들이 업무 처리에 도움이 될 수 있는 유용한 정보를 쉽고 빠르게 전달받을 수 있을 것으로 기대하고 있다.

제작분야는 각종 민원발급 시스템 사용방법 분야별 업무처리 노하우 등이며 제작된 영상으로는 ‘행정전화 사용법’, ‘민원 서식 찾기’처럼 기초적인 것부터 ‘차세대 업무관리시스템 활용방법’, ‘세외수입 처리’, ‘강동구에 바란다 민원 답변 처리 절차’ 등 심화적인 업무까지 다양한 분야의 업무 내용을 담고 있다.

특히 동에서는 주민들과 밀접한 주민등록·전입 신고 주민등록 등초본, 인감증명서 등 총 7개 분야의 쇼츠 영상을 제작해 직원들의 역량 강화를 위해 노력했다.

이 외에도 구는 행정업무의 큰 틀이 담긴 장편 영상을 제작하는 한편 산재된 업무정보를 한 곳에 통합 정리한 ‘지식공유 게시판’, 자유롭게 질의 답변이 가능한 ‘Q＆A 게시판’ 등도 함께 운영할 예정이다.

이수희 강동구청장은 “이번 업무지식 영상 제작을 통해 직원들의 업무 시행착오를 줄이고 업무역량을 강화함으로써 긍정적으로 대민행정 서비스의 질 또한 향상될 것으로 판단된다”며 “앞으로도 구는 주민들에게 신속하고 안정적인 행정서비스를 제공하기 위해 적극 노력하겠다”고 말했다.